职场邮件的十大忌讳,你犯了吗?

每天收到许多邮件,虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起来,但是跟基数相比,写得很符合职业规范的却寥寥无几,甚至有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知道什么原因。

基于多年在职场的经验,总结了受欢迎邮件的写法,供大家参考。

    一忌不称呼

不少人写邮件一上来就直接说事情,给人的感觉是“你应该知道我是谁”;有的至多用个“你好”,这些都是不礼貌的做法。

正确的做法是:如果对方有职位要称呼职位(姓氏+职位);如果不清楚职位,可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下,可以用双方习惯的称呼方式,而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是,通常用“您好”比用“你好”更有礼貌,除非确定自己是上级或长者。

    二忌乱称呼

比较忌讳的是管所有人都叫经理,普通员工自然很高兴,但会冒犯比经理职位高的人。

通常称呼他人可省去“副”字,但尽量不要跳级,更不可给别人降级。例如对方是副经理,可以称呼“姓氏+经理”,但不要称呼“姓氏+总”;而如果对方是副总裁,则不可称呼对方为经理或总经理。

    三忌回复所有人

通常只需要答复发件人,很少有需要全部回复的情况,尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦,用“回复”功能即可;如果很有必要抄送给其他人,则尽量自己根据实际需要有选择性地写上去。

尤其需要注意的是,好的事情可以抄送给他人,不好的事情尽量一对一处理;这与表扬当众,批评不当众是一个道理。当然,那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。

发件人为了避免出现对方随意点击“回复所有人”的不职业情况,可以把大批量的收件人地址放在“密送”处,然后在正文起始位置写上收信人的群体名称,例如“致:各事业部经理”等,有利于收信人清晰了解与自己同时收到邮件的还有哪些人,同时避免了垃圾邮件的产生。

    四忌把老板列为收件人之一

常见人们写信,几个收信人中,自己的老板是其中一位,这通常会被老板认为不太尊重他。

如果是写给老板的信,则需要单独写给他,无须抄送其他人。当然,更不能写给老板的同时,抄送其他人。我曾在不少培训的场合问过学员,如果他们是老板收到类似的信会有什么反应,他们认为有不被信任的感觉,甚至有威胁的味道。

如果需要老板了解某个相关的事项,则致他人的同时,抄送给老板比较妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议,则可以写给大家抄送老板;若需要同时征求老板的意见,则需单独写给老板,或在抄送的同时,在正文中单独写一段“请老板指教”的话。

    五忌人名不排序

收件人(包括抄送人)若为一个以上,不论在邮件地址位置,正文位置,还是附件内,均需要排序。

最讲礼仪的方式是按照职务高低排序,同样职位按姓氏字母顺序排,不了解职位时可以按照字母顺序排,但重要邮件不建议这样做,尤其是重要客户。

有内外之别时,以客为先。

   六忌不分段

有的人整篇邮件从头至尾写成一大片,象小说一样,给人眉目不清晰的感觉,不想看下去,从而自然影响处理的效率。

推荐的方式是,尽量在一个显示页面完成全文,一段一个核心意思,然后空行写第二段;如果说的事项较多,建议加上序号,但一次最好不超过三项,否则不容易记住。

当然,如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等,则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导,可以适当调大字号,以便对方阅读,从而也提高了回复效率。

    七忌重点不突出

现在的职场压力和信息的充斥已很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把最核心的词用突出标识加以强调,包括加粗、增大字号或换字体、颜色等。但公文中通常只允许黑色和蓝色,只有相当于海报作用时才可以适当用彩色。

邮件的标题至关重要,要行动性很强,只用核心词,去掉虚词。与行动、结果相关的字眼可放在句首的【】内,然后再写具体内容,例如标题可写为“【请9日前确认】xx会议日程”。

    八忌不感谢

有些人没有感谢的习惯,而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助,还是只是告知,都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作,说句感谢只能表明自己有修养;更何况自己请对方帮忙呢。

    九忌多重结束语

常见不少人在信的结尾同时写上几种问候,诸如“祝好”、“祝一切顺利”、“祝工作愉快”等等(还有用英文写best regards,all the best,ha*e a nice day)。其实,一句最恰当的结语即可。

有时候,很明显地可以看出发件人事先设置好了签名档,里面已有问候,那么在发送之前务必仔细检查,否则会给人留下粗心的印象。

避免上述情况的方法,可以在签名档中去掉问候语,只留签名和联络方式,因为大多时候的问候是因人而异的。

  十忌不署名

不署名,言外之意,对方应该能从邮件地址判断出自己是谁,或者“不用那么客气”,而这样做会给对方造成很多不便,也较影响办事效率,想打电话沟通具体事宜时,还需要再查找。

发件人切忌以自我为中心,自认为了解对方的圈子,其实不然,有时真的不知道是谁发来的邮件(更不用说现在有那么多酷极了的网名),耽误了事情。

署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档,附上自己所有方便的联络方式,一劳永逸。

以上的一些规则同样适用于写短信,例如要称呼对方、要署名,要一次性地站在对方角度写清楚具体内容(最常用的恐怕是见面具体地点、周围明显建筑物、联络人及电话等)。

正写着,收到一个没署名的短信,偏偏这个号不在我的手机通讯录内,于是我马上回短信说:“抱歉,我刚换了手机,还没来得及导入通讯录,请问怎么称呼您?”然后署上我的中英文全名。立刻收到了回复:“我是朵朵呀,^v^”。我实在想不出何时认识的这位朵朵,便在通讯录里搜,“对不起,没有找到您要搜索的内容”—-晕!

作者: 管然, 世界经理人论坛

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